Kako voditi učinkovit raspored u barber shopu i izbjeći prazne termine?

Dobro upravljan raspored omogućuje povećanje broja opsluženih klijenata, poboljšanje udobnosti rada tima te maksimalno iskorištenje raspoloživog vremena. U ovom članku pokazat ćemo kako učinkovito voditi raspored u barber shopu i smanjiti broj praznih termina.

Zašto su prazni termini problem?

Svaki neiskorišten sat rada znači izgubljeni prihod. Za razliku od proizvoda čiju se prodaju može nadoknaditi kasnije, neiskorišteno radno vrijeme berbera nije moguće povratiti.

Ako berber u prosjeku izvodi uslugu u vrijednosti od 80–120 kn, čak i nekoliko praznih sati tjedno može značiti gubitak od nekoliko tisuća kuna mjesečno. Dodatno, neregularan raspored otežava planiranje rada, uzrokuje stres i negativno utječe na atmosferu u salonu.

Prazni termini najčešće se pojavljuju iz nekoliko razloga:

• klijenti otkazuju posjete u zadnji trenutak,
• klijenti se ne pojavljuju na dogovorenim terminima,
• raspored je loše planiran,
• salon ne podsjeća na posjete,
• termini su dostupni samo telefonski,
• nema učinkovitog sustava online rezervacija. Analizirajte zauzetost rasporeda

Prvi korak prema poboljšanju organizacije je analiza trenutnog iskorištenja radnog vremena.

Vrijedi provjeriti:

• koji su dani najopterećeniji,
• koja vremena bilježe najveće zanimanje,
• kada se najčešće pojavljuju otkazivanja,
• koji berberi imaju najveće opterećenje,
• koje usluge generiraju najviše rezervacija.

U mnogim barber shopovima može se primijetiti sličan obrazac. Najveća gužva je poslijepodne te petkom i subotom. S druge strane, jutra ili početak tjedna bývaju znatno mirniji.

Poznajući te podatke možete učinkovitije upravljati dostupnošću termina te planirati marketinške aktivnosti.

Uvedite online rezervacije

Sve više klijenata očekuje mogućnost samostalnog zakazivanja posjeta putem interneta. Ako klijent ne može brzo rezervirati termin, često odabire konkurentski salon.

Sustav online rezervacija omogućuje:

• primanje prijava 24 sata dnevno,
• smanjenje broja telefonskih poziva,
• brže popunjavanje slobodnih termina,
• automatsko ažuriranje rasporeda,
• olakšavanje klijentima pronalaska pogodnog termina.

Zahvaljujući tome barber shop može dobivati rezervacije i izvan radnog vremena salona.

Šaljite automatske podsjetnice

Jedan od najčešćih razloga praznih termina su zaboravljeni posjeti.

Klijent je rezervirao termin prije nekoliko tjedana i jednostavno ne pamti sastanak. Kao rezultat, ne pojavljuje se u salonu ili otkazuje posjetu u zadnji trenutak.

Automatske SMS ili e-mail podsjetnice učinkovito smanjuju taj problem.

Najbolje je slati:

podsjetniku 24 sata prije posjeta, dodatnu podsjetniku nekoliko sati prije usluge.

U mnogim salonima broj neostvarenih posjeta nakon uvođenja podsjetnica pada čak i za nekoliko desetaka posto.

Ponudite popis rezervi

Neki termini će biti otkazani neovisno o tome koliko dobro salon funkcionira.

Zato vrijedi stvoriti popis klijenata zainteresiranih za ranije termine.

Ako se oslobodi mjesto u rasporedu:

• sustav može automatski obavijestiti klijente,
• zaposlenik može brzo nazvati zainteresirane osobe,
• slobodan termin se popunjava još istog dana.

To je vrlo učinkovit način za smanjenje gubitaka nastalih uslijed iznenadnih odustajanja.

Pobrinite se za odgovarajuće trajanje usluga

Pogreške u procjeni trajanja usluga često uzrokuju kaos u rasporedu.

Ako je za šišanje predviđeno premalo vremena:

• berber počinje žuriti,
• pojavljuju se kašnjenja,
• sljedeći posjeti se odgađaju.

S druge strane, predugi termini uzrokuju nepotrebne pauze između klijenata.

Vrijedi redovito analizirati stvarno vrijeme izvođenja usluga i ažurirati postavke rasporeda.

Grupirajte slične usluge

Dobra praksa je odgovarajuće raspoređivanje usluga tijekom dana.

Na primjer:

• brza šišanja možete planirati u satima najveće gužve,
• vremenski zahtjevnije usluge vrijedi izvoditi u mirnijim satima,
• paketi koji uključuju šišanje i bradu mogu biti rezervirani u vremenskim blokovima.

Takav pristup povećava učinkovitost rada i omogućuje bolje iskorištenje dostupnih termina.

Potaknite klijente na sljedeće posjete

Stalni klijent je najučinkovitiji način za popunjavanje rasporeda.

Nakon završene usluge vrijedi predložiti sljedeći posjet.

U slučaju barber shopova mnogi klijenti posjećuju salon redovito svakih:

• 2 tjedna,
• 3 tjedna,
• 4 tjedna.

Ako klijent odmah rezervira sljedeći termin, rizik pojave praznih termina značajno pada.

Iskoristite promocije za slabije sate

Neki termini će biti manje popularni.

Umjesto čekanja na klijente vrijedi aktivno promovirati manje popularne sate.

Primjeri:

• popust na posjete prije podneva,
• promocije ponedjeljkom i utorkom,
• dodatna usluga gratis pri odabranim terminima,
• posebni paketi za stalne klijente.

Takve aktivnosti pomažu ravnomjerno rasporediti promet tijekom tjedna.

Pratite rad svakog berbera

U većim barber shopovima pojedini berberi često postižu različite rezultate.

Vrijedi analizirati:

• broj posjeta,
• prosječnu vrijednost usluga,
• postotak iskorištenja radnog vremena,
• broj otkazivanja,
• broj klijenata koji se vraćaju.

Zahvaljujući tome možete brže identificirati probleme te provoditi aktivnosti za poboljšanje učinkovitosti rada.

Koristite moderan softver

Vođenje rasporeda u papirnatom kalendaru ili proračunskoj tablici postaje sve manje učinkovito.

Moderni sustavi za barber shopove nude:

• online kalendar,
• internetske rezervacije,
• SMS podsjetnice,
• upravljanje zaposlenicima,
• povijest posjeta klijenata,
• izvještaje i statistike,
• brzo pretraživanje slobodnih termina.

Zahvaljujući tome vlasnik salona ima potpunu kontrolu nad zauzetošću i može brže reagirati na probleme koji se pojave.

Zaključak

Učinkovito upravljanje rasporedom u barber shopu ima ogroman utjecaj na profitabilnost cijelog poslovanja. Prazni termini znače izgubljene prihode koji se ne mogu povratiti. Zato vrijedi redovito analizirati zauzetost, koristiti online rezervacije, slati podsjetnice klijentima te aktivno poticati na sljedeće posjete.

Moderan softver za upravljanje barber shopom omogućuje automatizaciju mnogih procesa i značajno smanjenje broja slobodnih termina. Zahvaljujući tome berberi se mogu usredotočiti na uslugu klijentima, a vlasnik razvijati poslovanje i povećavati prihode salona.