Πώς να διαχειριστείτε το πρόγραμμα εργασίας του προσωπικού σε ένα κομμωτήριο ομορφιάς;

Η διαχείριση του προγράμματος εργασίας δεν πρέπει να περιορίζεται απλώς στην καταχώριση βάρδιών στο ημερολόγιο. Ένα καλό πρόγραμμα πρέπει να λαμβάνει υπόψη το ενδιαφέρον των πελατών, τη διαθεσιμότητα του προσωπικού, το χρόνο εκτέλεσης κάθε υπηρεσίας, τα διαλείμματα και τις απρόβλεπτες αλλαγές.

Πώς να οργανώσετε το πρόγραμμα, ώστε το κομμωτήριο να λειτουργεί απρόσκοπτα και ο διαθέσιμος χρόνος της ομάδας να αξιοποιείται όσο το δυνατόν πιο αποδοτικά;

Προσαρμόστε τον αριθμό του προσωπικού στην πραγματική πληρότητα

Δεν δημιουργούν όλες οι μέρες και όλες οι ώρες το ίδιο ενδιαφέρον από τους πελάτες.

Σε ένα κομμωτήριο η μεγαλύτερη κίνηση μπορεί να υπάρχει στο τέλος της ημέρας, σε ένα άλλο τις πρωινές ώρες. Σημασία μπορεί να έχουν επίσης συγκεκριμένες ημέρες της εβδομάδας ή περίοδοι εποχιακής αύξησης του ενδιαφέροντος.

Αντί να προγραμματίζετε τον ίδιο αριθμό προσωπικού κάθε μέρα, αξίζει να αναλύσετε το ιστορικό των κρατήσεων.

Αυτό σας επιτρέπει να αυξήσετε το προσωπικό όταν το ενδιαφέρον είναι μεγαλύτερο και να μειώσετε τις μη αξιοποιημένες ώρες σε πιο ήσυχες περιόδους.

Λάβετε υπόψη τις ειδικότητες του προσωπικού

Η απλή παρουσία ενός εργαζομένου στο κομμωτήριο δεν σημαίνει ακόμα ότι ο πελάτης θα μπορεί να κλείσει οποιαδήποτε υπηρεσία.

Τα επιμέρους μέλη της ομάδας μπορεί να έχουν διαφορετικές ειδικότητες, προσόντα και φάσμα υπηρεσιών που εκτελούν. Το πρόγραμμα εργασίας πρέπει να λαμβάνει υπόψη αυτές τις διαφορές.

Εάν υπάρχει μεγάλο ενδιαφέρον για μια δημοφιλή υπηρεσία και την εκτελεί μόνο ένα άτομο, μπορεί να δημιουργηθεί κατάσταση όπου μέρος της ομάδας έχει ελεύθερα ραντεβού, ενώ οι πελάτες δεν μπορούν να βρουν διαθέσιμο χρόνο για την υπηρεσία που τους ενδιαφέρει.

Η ανάλυση της δημοτικότητας των υπηρεσιών βοηθά στον καλύτερο προγραμματισμό της παρουσίας των κατάλληλων ειδικών.

Ορίστε ρεαλιστικό χρόνο εκτέλεσης των υπηρεσιών

Ένας από τους συχνούς λόγους καθυστερήσεων είναι ο καθορισμός πολύ σύντομου χρόνου για την εκτέλεση μιας υπηρεσίας.

Εάν στην πράξη η θεραπεία διαρκεί περισσότερο από όσο προβλέπει το ημερολόγιο, ακόμα και μια μικρή καθυστέρηση το πρωί μπορεί να επηρεάσει όλα τα επόμενα ραντεβού.

Αξίζει να ελέγχετε τακτικά τον πραγματικό χρόνο εκτέλεσης κάθε υπηρεσίας και να ενημερώνετε ανάλογα τη διάρκειά τους στο σύστημα κρατήσεων.

Πρέπει να λαμβάνετε υπόψη όχι μόνο την ίδια τη θεραπεία, αλλά και τον χρόνο που απαιτείται για την προετοιμασία του σταθμού εργασίας ή την εξυπηρέτηση του πελάτη μετά το τέλος του ραντεβού.

Προγραμματίστε διαλείμματα μεταξύ των ραντεβού

Ένα πρόγραμμα γεμάτο από την αρχή μέχρι το τέλος μπορεί να φαίνεται ιδανικό, αλλά στην πράξη συχνά αποδεικνύεται δύσκολο στην υλοποίηση.

Ο εργαζόμενος χρειάζεται χρόνο για να τακτοποιήσει το σταθμό εργασίας, να προετοιμάσει υλικά, ένα σύντομο διάλειμμα ή να χειριστεί μια κατάσταση που δεν θα μπορούσε να προβλεφθεί νωρίτερα.

Τα κατάλληλα διαλείμματα βοηθούν στον περιορισμό των καθυστερήσεων και βελτιώνουν την άνεση εργασίας της ομάδας.

Αυτό δεν σημαίνει ότι είναι απαραίτητο να αφήνετε μεγάλα κενά ανάμεσα σε κάθε ραντεβού. Είναι σημαντικό να βρείτε την ισορροπία μεταξύ υψηλής πληρότητας και ρεαλιστικού ρυθμού εργασίας.

Περιορίστε τα περιττά κενά στο πρόγραμμα

Μερικά σύντομα διαλείμματα μεταξύ των ραντεβού μπορούν κατά τη διάρκεια της ημέρας να δημιουργήσουν μεγάλο αριθμό μη αξιοποιημένων ωρών.

Γι' αυτό αξίζει να δίνετε προσοχή όχι μόνο στον αριθμό των κρατήσεων, αλλά και στον τρόπο κατανομής τους.

Το online σύστημα κρατήσεων μπορεί να παρουσιάζει στους πελάτες τις διαθέσιμες ώρες με τέτοιο τρόπο, ώστε τα διαδοχικά ραντεβού να δημιουργούν ένα όσο το δυνατόν πιο συνεκτικό πρόγραμμα.

Χάρη σε αυτό είναι ευκολότερο να αξιοποιήσετε τον χρόνο των εργαζομένων και να αφήσετε μεγαλύτερα, χρήσιμα διαστήματα για μεγαλύτερες υπηρεσίες.

Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα σταθμών εργασίας και εξοπλισμού

Σε μερικά κομμωτήρια ο περιορισμός δεν είναι ο αριθμός του προσωπικού, αλλά η διαθεσιμότητα χώρων, σταθμών εργασίας ή εξειδικευμένου εξοπλισμού.

Δύο εργαζόμενοι μπορεί να είναι διαθέσιμοι την ίδια ώρα, αλλά εάν και οι δύο χρειάζονται τον ίδιο εξοπλισμό, η εκτέλεση δύο υπηρεσιών ταυτόχρονα δεν θα είναι δυνατή.

Το πρόγραμμα εργασίας πρέπει να λαμβάνει υπόψη όλους τους πόρους που απαιτούνται για την πραγματοποίηση του ραντεβού.

Αυτό επιτρέπει την αποφυγή συγκρούσεων κρατήσεων και καταστάσεων όπου αρκετές υπηρεσίες προγραμματίζονται για τον ίδιο πόρο.

Επιτρέψτε στους εργαζομένους να ελέγχουν τη διαθεσιμότητά τους

Οι πληροφορίες σχετικά με διακοπές, ημέρες αδείας ή αλλαγές ωρών εργασίας πρέπει να ενημερώνονται όσο το δυνατόν ταχύτερα.

Εάν το πρόγραμμα ενός εργαζομένου αλλάζει και η πληροφορία δεν ενσωματωθεί αμέσως στο ημερολόγιο, μπορεί να γίνει κράτηση σε χρόνο που ο ειδικός δεν θα είναι διαθέσιμος.

Το κεντρικό σύστημα διαχείρισης προγράμματος διευκολύνει τη διατήρηση ενημερωμένων πληροφοριών και περιορίζει την ανάγκη μετάδοσης αλλαγών μέσω μηνυμάτων, χάρτινων σημειώσεων ή ξεχωριστών ημερολογίων.

Προετοιμάστε διαδικασία για απότομες απουσίες

Ακόμα και το καλύτερα σχεδιασμένο πρόγραμμα μπορεί να αλλάξει.

Ασθένεια εργαζομένου ή άλλο απρόβλεπτο γεγονός μπορεί να καταστήσει αναγκαία τη μετακίνηση πολλών ραντεβού σε σύντομο χρόνο.

Αξίζει να καθορίσετε εκ των προτέρων τι να κάνετε σε τέτοιες καταστάσεις. Πρέπει να ελέγξετε ποια ραντεβού μπορεί να αναλάβει άλλος εργαζόμενος, πόσο γρήγορα να επικοινωνήσετε με τους πελάτες και ποιους εναλλακτικούς χρόνους μπορείτε να τους προτείνετε.

Μια καλά προετοιμασμένη διαδικασία επιτρέπει τον περιορισμό του χάους και μειώνει τον κίνδυνο απώλειας πελατών.

Αναλύστε την πληρότητα κάθε εργαζομένου

Δεν αρκεί να ξέρετε αν ολόκληρο το κομμωτήριο έχει πολλές κρατήσεις.

Αξίζει να αναλύσετε επίσης την πληρότητα των επιμέρους μελών της ομάδας.

Εάν ένας ειδικός έχει τακτικά γεμάτο ημερολόγιο, ενώ ένας άλλος πολλά ελεύθερα ραντεβού, πρέπει να βρείτε την αιτία αυτής της διαφοράς.

Μπορεί να είναι το φάσμα των υπηρεσιών που εκτελούνται, η εμπειρία, η διαθεσιμότητα ωρών, οι προτιμήσεις των πελατών ή ο τρόπος παρουσίασης του εργαζομένου στο σύστημα κρατήσεων.

Τέτοιες πληροφορίες μπορούν επίσης να υποδείξουν σε ποιους τομείς αξίζει να εκπαιδεύσετε τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας.

Μην αξιολογείτε το πρόγραμμα αποκλειστικά με βάση τον αριθμό των ραντεβού

Ο μεγάλος αριθμός κρατήσεων δεν σημαίνει πάντα υψηλή απόδοση.

Ένας εργαζόμενος που εκτελεί πολλές σύντομες και λίγο κερδοφόρες υπηρεσίες μπορεί να δημιουργεί μικρότερο αποτέλεσμα από ένα άτομο που εξυπηρετεί λιγότερους πελάτες, αλλά πραγματοποιεί πιο πολύτιμες θεραπείες.

Γι' αυτό κατά την ανάλυση του προγράμματος αξίζει να συγκρίνετε διάφορες πληροφορίες: χρόνο εργασίας, αριθμό ραντεβού, πληρότητα και αξία των υπηρεσιών που εκτελέστηκαν.

Μόνο αυτή η προσέγγιση επιτρέπει την αξιολόγηση αν ο διαθέσιμος χρόνος αξιοποιείται πραγματικά αποδοτικά.

Προγραμματίστε το πρόγραμμα με επαρκή προθεσμία

Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν εκ των προτέρων πότε θα εργαστούν. Το σταθερό πρόγραμμα διευκολύνει την οργάνωση της προσωπικής ζωής και περιορίζει τον αριθμό των απότομων αλλαγών.

Ταυτόχρονα το πρόγραμμα δεν πρέπει να είναι εντελώς άκαμπτο.

Εάν τα δεδομένα δείχνουν αυξημένο ενδιαφέρον σε συγκεκριμένη περίοδο, αξίζει να έχετε τη δυνατότητα να αυξήσετε τη διαθεσιμότητα της ομάδας. Ομοίως σε περιόδους χαμηλότερης πληρότητας μπορείτε να προσαρμόσετε ανάλογα το πρόγραμμα.

Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο

Η διατήρηση προγράμματος ταυτόχρονα σε χάρτινο ημερολόγιο, προσωπικά τηλέφωνα, μηνύματα και αρκετά άλλα μέρη αυξάνει τον κίνδυνο λαθών.

Σημαντικά ασφαλέστερο είναι η χρήση ενός κεντρικού ημερολογίου που εμφανίζει την τρέχουσα διαθεσιμότητα ολόκληρης της ομάδας.

Το σύγχρονο σύστημα διαχείρισης κομμωτηρίου ομορφιάς μπορεί να συνδυάσει το πρόγραμμα των εργαζομένων με τις κρατήσεις των πελατών. Όταν ο πελάτης κάνει online κράτηση, οι διαθέσιμες ώρες μπορούν να ενημερώνονται αυτόματα.

Χάρη σε αυτό οι εργαζόμενοι και ο ιδιοκτήτης χρησιμοποιούν τις ίδιες πληροφορίες.

Αναλύστε δεδομένα και βελτιώστε το πρόγραμμα

Το καλό πρόγραμμα δεν δημιουργείται μία φορά και για πάντα.

Αξίζει να ελέγχετε τακτικά:

• την πληρότητα των επιμέρους εργαζομένων,
• τις πιο δημοφιλείς ημέρες και ώρες,
• τον αριθμό των ελεύθερων ραντεβού,
• τη δημοτικότητα των υπηρεσιών,
• τον αριθμό των ακυρωμένων ραντεβού,
• τον μέσο χρόνο εκτέλεσης των υπηρεσιών,
• την αξιοποίηση του διαθέσιμου χρόνου εργασίας.

Εάν συγκεκριμένες ώρες παραμένουν τακτικά κενές, μπορείτε να σκεφτείτε αλλαγή προγράμματος. Εάν από την άλλη οι πελάτες συχνά δεν βρίσκουν ελεύθερα ραντεβού σε συγκεκριμένες ώρες, αυτό μπορεί να υποδεικνύει την ανάγκη αύξησης της διαθεσιμότητας της ομάδας.

Οι αποφάσεις για το πρόγραμμα βασισμένες σε δεδομένα είναι σημαντικά πιο αποτελεσματικές από τον προγραμματισμό αποκλειστικά με βάση τη διαίσθηση.

Συμπέρασμα

Η αποτελεσματική διαχείριση του προγράμματος εργασίας του προσωπικού σε ένα κομμωτήριο ομορφιάς απαιτεί συνδυασμό των αναγκών των πελατών, της διαθεσιμότητας της ομάδας και των οργανωτικών δυνατοτήτων του κομμωτηρίου.

Αξίζει να αναλύσετε την πληρότητα, τις ειδικότητες των εργαζομένων, τη διάρκεια των υπηρεσιών και τη δημοτικότητα συγκεκριμένων ωρών. Πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τα διαλείμματα, τη διαθεσιμότητα σταθμών εργασίας και εξοπλισμού καθώς και τη δυνατότητα εμφάνισης απότομων αλλαγών.

Το καλά σχεδιασμένο πρόγραμμα δεν σημαίνει μέγιστη πλήρωση κάθε λεπτού εργασίας. Στόχος του είναι η τέτοια αξιοποίηση του διαθέσιμου χρόνου, ώστε το κομμωτήριο να μπορεί να εξυπηρετήσει όσο το δυνατόν περισσότερους πελάτες χωρίς να επιδεινώνεται η ποιότητα των υπηρεσιών και η άνεση εργασίας της ομάδας.

Σε συνδυασμό με τις online κρατήσεις και το σύστημα διαχείρισης κομμωτηρίου, αυτό επιτρέπει τον περιορισμό του χάους, τη μείωση του αριθμού των κενών και την καλύτερη αξιοποίηση του δυναμικού ολόκληρης της ομάδας.