Cel mai bun program pentru salon de cosmetică – la ce să fii atent la alegere?

Pe piață sunt disponibile multe sisteme de management pentru saloanele beauty. Unele se concentrează pe rezervările online, altele oferă funcții extinse de marketing, raportare financiară sau management de echipă. Diferă, de asemenea, prin preț, modalitate de utilizare și posibilități de personalizare pentru o afacere specifică.

Cum alegi deci cel mai bun program pentru salon de cosmetică? Care funcții sunt cu adevărat necesare și pentru care nu merită să plătești în plus? Și poate un software gratuit să fie suficient pentru gestionarea unui salon profesional?

De ce are nevoie un salon de cosmetică de un program de management?

La început, multe cosmeticiene folosesc un calendar obișnuit, un caiet sau o foaie Excel. Când salonul deservește câțiva clienți pe zi, o astfel de soluție poate fi suficientă. Problema apare odată cu creșterea numărului de rezervări.

O clientă se înscrie telefonic, alta prin Messenger, a treia trimite un mesaj pe Instagram, iar următoarea cere să mute programarea. Între timp, un angajat își schimbă orele de lucru, cineva anulează un tratament, iar proprietarul mai trebuie să găsească un interval liber pentru o clientă obișnuită.

Nu e greu să apară o greșeală în astfel de situații.

Un sistem bun de management al salonului de cosmetică permite centralizarea tuturor informațiilor importante într-un singur loc. În loc să parcurgi mesajele din mai multe aplicații de comunicare, este suficient să deschizi calendarul pentru a verifica programul actual.

Totuși, merită să ținem minte că un simplu agendă electronică nu rezolvă toate problemele. Beneficii mult mai mari poate aduce un software care combină calendarul cu rezervările online, baza de clienți și analiza financiară de bază.

1. Calendar de programări – cea mai importantă funcție a programului

Baza oricărui program pentru salon de cosmetică ar trebui să fie un calendar de programări clar și convenabil.

Tocmai acesta va fi folosit cel mai des de către proprietar și angajați. De aceea, înainte de a alege un sistem, merită să verifici dacă adăugarea rezervărilor este intuitivă și dacă modificarea unei programări nu necesită trecerea prin mai multe ecrane diferite.

Un calendar bun ar trebui să permită vizualizarea programărilor în format zilnic, săptămânal și lunar. Important este și posibilitatea de a atribui o programare unui anumit angajat și de a verifica rapid orele disponibile.

În saloanele mai mari, este util să marchezi angajații cu culori diferite. Astfel, o singură privire pe program este suficientă pentru a vedea cine deservește clienta și la ce oră termină lucrul.

Nu mai puțin importantă este gestionarea pauzelor, concediilor și orelor de lucru. Dacă o cosmeticiană lucrează luni de la 9:00 la 17:00, iar marți de la 12:00 la 20:00, sistemul ar trebui să țină cont de aceste diferențe la afișarea intervalelor libere.

Un calendar convenabil înseamnă mai puține greșeli, mai puține telefoane și o deservire mai eficientă a clienților.

2. Rezervări online disponibile 24/7

Din ce în ce mai mulți clienți preferă să programeze singuri o vizită, în loc să sune la salon. Mai ales când caută un interval seara, în pauza de la serviciu sau în weekend.

Un salon care funcționează exclusiv pe bază de programări telefonice poate pierde în astfel de situații o parte din potențialele rezervări.

Sistemul de rezervări online permite clientei să aleagă serviciul, angajatul și ora convenabilă fără a fi nevoie să contacteze recepția.

De exemplu, o persoană interesată de manichiură hibrid poate, seara, să intre pe site-ul salonului, să verifice intervalele libere și să rezerve o vizită pentru următoarea zi. Tot procesul poate avea loc fără participarea proprietarului salonului.

La alegerea unui program de rezervări, merită să verifici câteva lucruri:

• Poate clientul să rezerve o vizită fără a crea un cont complicat?
• Funcționează rezervările convenabil pe smartphone?
• Se actualizează intervalele disponibile pe baza calendarului?
• Poate fi partajat linkul de rezervare pe Instagram și Facebook?
• Permite sistemul adăugarea unui formular de rezervare pe propriul site?

Ultimul punct este deosebit de important pentru saloanele care investesc în propria marcă și doresc să atragă clienți prin Google.

În loc să direcționeze toți utilizatorii către un portal extern, salonul poate oferi rezervări direct pe propriul site.

3. Baza de clienți și istoricul vizitelor

Un serviciu bun pentru clienți nu se termină odată cu finalizarea tratamentului.

Clienții obișnuiți se așteaptă adesea ca cosmeticiana să își amintească preferințele lor, serviciile anterioare sau înțelegerile privind următoarele vizite.

La câteva zeci de clienți, memorarea acestor informații nu este dificilă. La câteva sute devine practic imposibil.

De aceea merită să alegi un program dotat cu o bază de clienți care permite stocarea istoricului rezervărilor și a notițelor.

De exemplu, o stilistă de unghii poate nota că clienta preferă unghii scurte și culori naturale. La următoarea vizită, este suficient să deschidă fișa ei pentru a-și aminti înțelegerile anterioare.

Istoricul vizitelor facilitează și analiza frecvenței vizitelor. Dacă o clientă folosește în mod regulat serviciile la fiecare patru săptămâni, este mai ușor să observi când încetează să mai programeze vizite.

Important este și securitatea datelor stocate. Programul ar trebui să asigure un control adecvat al accesului, iar salonul trebuie să respecte regulile de protecție a datelor cu caracter personal, inclusiv GDPR. Precauție specială trebuie să fie luată cu informațiile privind sănătatea.

4. Memento-uri automate despre programări

Programările neonorate sunt una dintre cele mai costisitoare probleme din industria beauty.

O clientă rezervă un tratament de două ore, dar uită de programare. Angajatul așteaptă, postul de lucru rămâne nefolosit, iar salonul pierde posibilitatea de a deservi altcineva.

Să presupunem că valoarea medie a unei vizite este de 180 lei. Dacă într-o lună nu se realizează șase tratamente rezervate, pierderea potențială de venit va fi de 1080 lei.

Desigur, acest lucru nu este echivalent cu pierderea aceleiași sume de profit. Arată însă cât de mare poate fi importanța unei gestionări eficiente a rezervărilor.

De aceea, la alegerea software-ului, merită să verifici dacă permite trimiterea automată a confirmărilor și a memento-urilor despre programările viitoare.

Astfel de mesaje pot fi livrate prin e-mail sau SMS, în funcție de posibilitățile sistemului respectiv.

Un avantaj suplimentar este posibilitatea ca clienta să anuleze singură programarea. Eliberarea anticipată a intervalului oferă salonului șansa de a-l rezerva din nou.

5. Gestionarea angajaților și a posturilor de lucru

Un program care funcționează bine într-un cabinet de cosmetică individual nu va fi întotdeauna potrivit pentru un salon care angajează mai multe persoane.

Cu o echipă mai mare trebuie să ții cont de orele individuale de lucru, specializările angajaților și disponibilitatea echipamentelor și posturilor de lucru.

Să ne imaginăm un salon care oferă epilare cu laser. Angajează trei cosmetologe, dar dispune de un singur aparat pentru efectuarea tratamentului.

Chiar dacă în același timp sunt disponibile două angajate, nu pot fi programate două cliente pentru un tratament care necesită utilizarea aceluiași laser.

Un sistem proiectat corespunzător ar trebui deci să controleze nu doar disponibilitatea angajaților, ci și a posturilor și echipamentelor.

Situația similară se aplică cabinetelor de masaj, saloanelor SPA, studiourilor de stilizare gene sau saloanelor de coafură.

Este o funcție care poate fi ușor trecută cu vederea la alegerea software-ului, dar care în timp se poate dovedi esențială.

6. Rapoarte financiare – verifică cât câștigă cu adevărat salonul

Numărul de clienți și un calendar plin nu înseamnă întotdeauna rentabilitate ridicată.

Un salon poate avea rezervări pentru câteva săptămâni în avans și totuși să obțină profituri mici. Motivul poate fi costurile ridicate de închiriere, materiale, salarii sau prețuri stabilite incorect pentru tratamente.

De aceea, un program bun pentru gestionarea salonului de cosmetică ar trebui să ofere cel puțin raportare financiară de bază.

Deosebit de utile sunt rapoartele zilnice și lunare ale veniturilor, costurilor de operare și rezultatelor angajaților individuali.

Exemplu de rezultate lunare ale salonului:

Acesta este un exemplu simplificat, care nu include toate posibilele taxe și decontări fiscale.

Prin analiza regulată a datelor, proprietarul poate observa însă care servicii generează cele mai mari venituri, în ce ore salonul are cea mai mică ocupare și dacă creșterea numărului de rezervări se traduce efectiv în rezultate financiare mai bune.

Merită să verifici și posibilitatea de export al rapoartelor în fișiere Excel, CSV sau PDF. Acest lucru facilitează colaborarea cu contabilitatea și pregătirea propriilor analize.

7. Plăți online și avansuri pentru tratamente

Nu toate vizitele au aceeași valoare. Anularea unei scurte corecții de sprâncene este cu totul altă problemă decât neprezentarea clientei la un tratament de câteva ore în valoare de câteva sute de lei.

De aceea, tot mai importante devin sistemele care permit colectarea avansurilor la rezervarea online.

Clienta alege intervalul și plătește o parte stabilită din prețul tratamentului. Pentru salon reprezintă o garanție suplimentară, iar pentru clientă o confirmare a rezervării efectuate.

Înainte de a alege software-ul, trebuie să verifici dacă suportă plățile cu cardul, care sunt tarifele operatorului, când ajung fondurile în salon și cum se desfășoară rambursarea banilor în cazul anulării vizitei.

Importante sunt și regulile clar definite de anulare a rezervărilor și decontare a avansurilor. Acestea ar trebui să fie conforme cu reglementările în vigoare și puse la dispoziția clienților înainte de efectuarea plății.

8. Poate un program gratuit pentru salon de cosmetică să fie suficient?

Prețul este unul dintre cele mai importante criterii de alegere a software-ului, în special pentru persoanele care încep o afacere.

Totuși, un program mai scump nu înseamnă întotdeauna unul mai bun.

Pentru un cabinet individual care gestionează un număr mic de rezervări, un sistem extins și costisitor se poate dovedi complet inutil.

Pe de altă parte, software-ul gratuit poate avea limitări privind numărul de angajați, servicii, rezervări sau funcții disponibile.

Cel mai bine este să verifici acest lucru înainte de a începe să folosești programul. Transferarea întregii baze de clienți într-un alt sistem după câteva luni poate fi mult mai anevoios decât să dedici o oră în plus pentru compararea ofertelor.

La analiza prețurilor, merită să acorzi atenție nu doar costului abonamentului, ci și eventualelor taxe pentru angajați suplimentari, plăți online, mesaje SMS, export de date și module adiționale.

Important este și dacă programul necesită semnarea unui contract pe termen lung și dacă există posibilitatea de a testa funcționarea acestuia înainte de achiziție.

9. Program în browser sau aplicație instalată pe computer?

Cu câțiva ani în urmă, multe programe pentru gestionarea saloanelor necesitau instalare pe un anumit computer.

Actualmente, din ce în ce mai populare sunt sistemele care funcționează online, accesibile direct prin browser-ul de internet.

O astfel de soluție are câteva avantaje. Proprietarul poate verifica programul în salon, acasă sau în timpul deplasărilor. Angajații pot folosi sistemul pe diferite dispozitive, iar actualizările sunt de obicei implementate de furnizor fără necesitatea instalării manuale.

Acest lucru nu înseamnă însă că orice software online este automat mai bun.

Merită să verifici viteza de funcționare pe smartphone, confortul utilizării, stabilitatea sistemului și posibilitatea de export al datelor.

Bine ar fi să te asiguri și ce se întâmplă în timpul unei pene de internet și dacă furnizorul oferă asistență tehnică în limba română.

10. Program pentru salon de cosmetică vs. portaluri de rezervări – care este diferența?

Aceasta este una dintre cele mai importante chestiuni, în special pentru saloanele care investesc în propriul site și publicitate.

Un portal de rezervări îndeplinește adesea două funcții. Permite clienților să programeze vizite și, în același timp, permite vizualizarea ofertelor mai multor saloane diferite.

Un sistem de rezervare independent se concentrează însă în principal pe deservirea unei afaceri specifice. Clientul ajunge direct pe pagina de rezervare a salonului, alege serviciul și intervalul.

Ambele modele pot avea sens.

Pentru un salon nou, un portal cu bază de utilizatori poate fi un canal suplimentar de atragere a clienților. Pentru o firmă cu o marcă recunoscută, propriul site și un grup stabil de clienți, mai important poate fi menținerea unei relații directe cu persoanele care fac rezervări.

Merită să compari și modelele de decontare. O parte din sisteme se bazează pe abonament, altele pot percepe taxe suplimentare pentru anumite funcții sau pentru atragerea de clienți.

Cel mai important este să stabilești ce are nevoie cu adevărat salonul: un instrument de management, o sursă suplimentară de clienți noi sau o combinație a ambelor soluții.

11. REZULO – program de management pentru salon de cosmetică

Una dintre soluțiile destinate industriei beauty este REZULO – un sistem online care combină rezervările online, calendarul de programări, baza de clienți și instrumentele de management al salonului.

Programul a fost conceput atât pentru cabinetele mici, individuale, cât și pentru saloanele care angajează mulți lucrători.

Printre funcțiile disponibile se numără:

• Calendar de programări cu vizualizare zilnică, săptămânală și lunară.
• Rezervări online 24/7.
• Propria pagină de rezervare a salonului.
• Widget de rezervare pentru plasare pe site-ul web.
• Bază de clienți cu istoric de vizite și notițe.
• Gestionarea angajaților, programelor și posturilor de lucru.
• Confirmări și memento-uri automate prin e-mail.
• Raportare a veniturilor, costurilor și rezultatelor angajaților.
• Suport pentru plăți online prin Stripe Connect.
• Acces prin browser pe computer, tabletă și smartphone.

Unul dintre avantajele REZULO este posibilitatea de a începe să folosești programul fără a plăti costuri de abonament. Planul gratuit include până la 5 servicii și 30 de vizite lunare, ceea ce permite unui cabinet mic să cunoască elementele de bază ale funcționării sistemului înainte de o eventuală trecere la o variantă mai extinsă.

În cazul saloanelor care au propriul site, widget-ul de rezervare poate fi deosebit de util. Acesta permite să oferi clienților posibilitatea de a programa vizite direct de pe site-ul salonului.

Nu este nevoie să ai cunoștințe informatice specializate sau să instalezi programul pe computer.

Mai multe despre posibilitățile sistemului poți citi pe pagina REZULO – program pentru saloane de cosmetică.

12. Cum alegi cel mai bun program pentru salon de cosmetică? Lista practică de verificare

Înainte de a te decide pentru un anumit software, verifică cum arată utilizarea lui în munca zilnică.

Simpla descriere a funcțiilor pe site nu este suficientă. Cel mai bine este să creezi un cont de testare, să adaugi câteva servicii exemplu, să creezi programul unui angajat și să încerci să rezervi o vizită așa cum ar face-o o clientă.

Acordă atenție specială vitezei de funcționare și numărului de operațiuni necesare pentru efectuarea operațiunilor de bază.

Înainte de a alege sistemul, verifică:

• Funcționează programul convenabil pe telefon și computer?
• Este calendarul clar și ușor de utilizat?
• Pot clienții să rezerve singuri vizite online?
• Suportă sistemul programul tuturor angajaților?
• Pot fi gestionate posturile de lucru și echipamentele?
• Sunt disponibile memento-uri despre programări?
• Salvează programul istoricul clienților?
• Pot fi analizate veniturile și costurile?
• Este prețul transparent și nu conține taxe neașteptate?
• Este disponibilă posibilitatea de export al datelor?

Dacă programul îndeplinește majoritatea acestor condiții și utilizarea lui este intuitivă, probabil merită să iei în considerare implementarea lui.

Nu există însă o soluție ideală pentru toate saloanele. Alte nevoi va avea o stilistă de gene independentă și alte nevoi va avea un salon mare de cosmetologie care oferă zeci de tratamente și angajează mai mulți specialiști.

13. Cele mai frecvente greșeli la alegerea software-ului pentru salonul beauty

Prima greșeală este să te ghidezi exclusiv după preț. Cel mai ieftin sistem nu înseamnă întotdeauna cel mai scăzut cost real de utilizare, mai ales când este necesar să achiziționezi funcții suplimentare.

A doua problemă este alegerea unui program prea complicat. Un instrument extins cu zeci de module poate arăta atractiv în timpul prezentării, dar dacă angajații au dificultăți în găsirea celor mai simple funcții, deservirea zilnică devine anevoioasă.

A treia greșeală este ignorarea posibilităților de dezvoltare a salonului. Sistemul care astăzi deservește un angajat ar trebui, pe cât posibil, să permită adăugarea de persoane și posturi suplimentare fără necesitatea schimbării complete a software-ului.

În sfârșit, merită să acorzi atenție accesului la date. Lista de clienți, istoricul vizitelor și informațiile despre rezervări sunt resurse importante ale companiei. Înainte de a lua o decizie, trebuie să verifici dacă pot fi exportate și ce se va întâmpla cu ele după încetarea utilizării serviciului.

Concluzie – ce program pentru salon de cosmetică să alegi?

Cel mai bun program pentru salon de cosmetică nu este neapărat cel care oferă cele mai multe funcții. Mult mai important este dacă răspunde nevoilor reale ale salonului și facilitează organizarea zilnică a muncii.

Pentru un cabinet mic, esențiale pot fi un calendar convenabil, rezervări online și o bază de clienți. Saloanele mai mari ar trebui să acorde în plus atenție gestionării echipei, disponibilității posturilor de lucru, rapoartelor financiare și suportului pentru plăți.

Înainte de achiziție, merită să testezi câteva operațiuni de bază, să verifici costul complet al utilizării sistemului și să te asiguri că utilizarea lui nu va necesita instruire suplimentară a întregului personal.

Dacă ești în căutarea unei modalități simple de a organiza rezervările și de a gestiona salonul într-un singur loc, poți verifica REZULO. Planul gratuit permite să începi să folosești programul fără a furniza datele cardului de plată.

Un software bine ales nu va înlocui calitatea serviciilor furnizate și nici relațiile cu clienții. Poate însă face ca gestionarea salonului să fie mult mai puțin consumatoare de timp, iar proprietarul să câștige mai mult timp pentru ceea ce dezvoltă cu adevărat afacerea.