Melhor programa para salão de beleza – o que considerar na escolha?

No mercado estão disponíveis muitos sistemas para gestão de salões de beleza. Uns concentram-se em reservas online, outros oferecem funcionalidades avançadas de marketing, relatórios financeiros ou gestão de equipa. Diferem também em preços, forma de operação e possibilidades de adaptação a atividades específicas.

Como escolher então o melhor programa para salão de beleza? Quais funcionalidades são realmente necessárias e por quais não vale a pena pagar a mais? E será que um software gratuito pode ser suficiente para gerir um salão profissional?

Porque é que um salão de beleza precisa de um programa de gestão?

No início da atividade, muitas esteticistas utilizam um calendário comum, caderno ou folha Excel. Quando o salão atende algumas clientes por dia, essa solução pode ser suficiente. O problema surge com o aumento do número de reservas.

Uma cliente marca por telefone, a segunda pelo Messenger, a terceira envia mensagem pelo Instagram e a seguinte pede para mudar a data. Entretanto, um funcionário altera o horário de trabalho, alguém cancela o tratamento e o proprietário ainda precisa encontrar um horário livre para uma cliente habitual.

Não é difícil cometer um erro numa situação dessas.

Um bom sistema de gestão de salão de beleza permite reunir todas as informações mais importantes num só lugar. Em vez de consultar mensagens de vários comunicadores, basta abrir o calendário para verificar a agenda atual.

No entanto, vale lembrar que apenas uma agenda eletrónica não resolve todos os problemas. Benefícios muito maiores podem advir de um software que combine calendário com reservas online, base de clientes e análise financeira básica.

1. Calendário de visitas – a funcionalidade mais importante do programa

A base de cada programa para salão de beleza deve ser um calendário de visitas claro e conveniente.

É dele que o proprietário e os funcionários vão usar com mais frequência. Por isso, antes de escolher o sistema, vale verificar se adicionar reservas é intuitivo e se a mudança de data não requer passar por vários ecrãs diferentes.

Um bom calendário deve permitir visualizar visitas em layout diário, semanal e mensal. Importante é também a possibilidade de atribuir a visita a um funcionário específico e verificar rapidamente os horários disponíveis.

Em salões maiores, é útil marcar os funcionários com cores diferentes. Assim, basta um olhar para a agenda para ver quem está a atender a cliente e a que horas termina o trabalho.

Não menos importante é também a gestão de pausas, férias e horários de trabalho. Se a esteticista trabalha às segundas-feiras das 9:00 às 17:00 e às terças-feiras das 12:00 às 20:00, o sistema deve ter em conta essas diferenças ao apresentar os horários livres.

Um calendário conveniente significa menos erros, menos telefonemas e atendimento mais eficiente às clientes.

2. Reservas online disponíveis 24 horas por dia

Cada vez mais clientes preferem marcar a visita por conta própria, em vez de telefonar para o salão. Especialmente quando procuram horário à noite, durante a pausa no trabalho ou ao fim de semana.

Um salão que funciona apenas com marcações telefónicas pode, nessas situações, perder parte das reservas potenciais.

O sistema de reservas online permite à cliente escolher o serviço, o funcionário e um horário conveniente sem necessidade de contactar a receção.

Por exemplo, uma pessoa interessada em manicure híbrida pode à noite entrar no site do salão, verificar os horários livres e reservar uma visita para o dia seguinte. Todo o processo pode ocorrer sem a participação do proprietário do salão.

Ao escolher um programa de reserva de visitas, vale verificar algumas coisas:

• A cliente pode reservar uma visita sem criar uma conta complicada?
• As reservas funcionam convenientemente em smartphones?
• Os horários disponíveis atualizam-se com base no calendário?
• É possível partilhar o link para reservas no Instagram e Facebook?
• O sistema permite adicionar um formulário de reserva ao próprio site?

O último ponto é especialmente importante para salões que investem na própria marca e querem obter clientes através do Google.

Em vez de direcionar todos os utilizadores para um portal externo, o salão pode disponibilizar reservas diretamente no seu site.

3. Base de clientes e histórico de visitas

Um bom atendimento ao cliente não termina no momento em que o tratamento acaba.

Clientes habituais muitas vezes esperam que a esteticista se lembre das suas preferências, serviços anteriores ou acordos relativos às próximas visitas.

Com algumas dezenas de clientes, memorizar essas informações não é difícil. Com várias centenas torna-se praticamente impossível.

Por isso, vale escolher um programa equipado com base de clientes que permite armazenar histórico de reservas e notas.

Por exemplo, a manicure pode registar que a cliente prefere unhas curtas e cores naturais. Durante a próxima visita, basta abrir a sua ficha para relembrar os acordos anteriores.

O histórico de visitas facilita também a análise da frequência das visitas. Se a cliente utiliza regularmente os serviços a cada quatro semanas, é mais fácil perceber quando deixa de marcar novos horários.

Importante nisto é a segurança dos dados armazenados. O programa deve garantir o controlo de acesso adequado e o salão deve respeitar as regras de proteção de dados pessoais, incluindo o RGPD. Especial cautela deve ser observada com informações relacionadas com a saúde.

4. Lembretes automáticos de visitas

Visitas não canceladas são um dos problemas mais dispendiosos da indústria da beleza.

A cliente reserva um tratamento de duas horas, mas esquece-se da data. O funcionário espera, o posto fica sem utilização e o salão perde a possibilidade de atender outra pessoa.

Suponhamos que o valor médio da visita é de 180 zł. Se num mês não se realizarem seis tratamentos reservados, a perda potencial de receita será de 1080 zł.

Obviamente isto não é equivalente à perda do mesmo valor em lucro. No entanto, mostra como pode ser importante uma gestão eficaz das reservas.

Por isso, ao escolher o software, vale verificar se permite o envio automático de confirmações e lembretes de visitas futuras.

Essas mensagens podem ser enviadas por correio eletrónico ou SMS, dependendo das possibilidades do sistema concreto.

Uma vantagem adicional é a possibilidade de a própria cliente cancelar a visita. A libertação antecipada do horário dá ao salão a oportunidade de o reservar novamente.

5. Gestão de funcionários e postos de trabalho

Um programa que funciona num gabinete de estética individual nem sempre será adequado para um salão que emprega várias pessoas.

Com uma equipa maior, é preciso ter em conta horários de trabalho individuais, especializações dos funcionários e disponibilidade de equipamento e postos de trabalho.

Imaginemos um salão que oferece depilação a laser. Emprega três esteticistas, mas dispõe apenas de um equipamento para realizar o tratamento.

Mesmo que ao mesmo tempo estejam disponíveis duas funcionárias, não é possível marcar duas clientes para um tratamento que requer o uso do mesmo laser.

Um sistema adequadamente projetado deve, portanto, controlar não apenas a disponibilidade dos funcionários, mas também dos postos e equipamentos.

Situação semelhante aplica-se a gabinetes de massagem, salões SPA, estúdios de design de pestanas ou salões de cabeleireiro.

É uma funcionalidade que é fácil passar despercebida durante a escolha do software, mas que com o tempo pode revelar-se indispensável.

6. Relatórios financeiros – verifique quanto o salão realmente ganha

O número de clientes e um calendário cheio nem sempre significam alta rentabilidade.

O salão pode ter reservas para várias semanas à frente e, mesmo assim, obter lucros reduzidos. A causa podem ser custos elevados de arrendamento, materiais, salários ou preços de tratamentos estabelecidos incorretamente.

Por isso, um bom programa para gestão de salão de beleza deve oferecer pelo menos relatórios financeiros básicos.

Especialmente úteis são os resumos de receitas diárias e mensais, custos de atividade e resultados de cada funcionário.

Exemplo de resultados mensais do salão:

Este é um exemplo simplificado, que não tem em conta todos os possíveis encargos e liquidações fiscais.

No entanto, graças à análise regular dos dados, o proprietário pode perceber quais serviços geram maior receita, em que horários o salão tem menor ocupação e se o aumento do número de reservas realmente se traduz em melhores resultados financeiros.

Vale também verificar a possibilidade de exportar resumos para ficheiros Excel, CSV ou PDF. Isso facilita a colaboração com a contabilidade e a preparação de análises próprias.

7. Pagamentos online e depósitos por tratamentos

Nem todas as visitas têm o mesmo valor. Cancelar um breve design de sobrancelhas é um problema completamente diferente de uma cliente não aparecer para um tratamento de várias horas no valor de várias centenas de zlotys.

Por isso, cada vez mais importantes são os sistemas que permitem cobrar depósitos durante a reserva online.

A cliente escolhe a data e paga uma parte estabelecida do preço do tratamento. Para o salão, isso constitui uma garantia adicional e, para a cliente, confirmação da reserva feita.

Antes de escolher o software, deve verificar-se se suporta pagamentos com cartão, quais são as taxas do operador, quando os fundos chegam ao salão e como decorre o reembolso em caso de cancelamento da visita.

Importantes são também regras claramente definidas para cancelamento de reservas e liquidação de depósitos. Devem estar em conformidade com a legislação em vigor e disponibilizadas aos clientes antes de efetuarem o pagamento.

8. Será que um programa gratuito para salão de beleza é suficiente?

O preço é um dos critérios mais importantes na escolha do software, especialmente para pessoas que iniciam a atividade.

No entanto, nem sempre um programa mais caro significa melhor.

Para um gabinete individual que atende um pequeno número de reservas, um sistema desenvolvido e dispendioso pode revelar-se completamente desnecessário.

Por outro lado, o software gratuito pode ter limitações quanto ao número de funcionários, serviços, reservas ou funcionalidades disponíveis.

É melhor verificar isso antes de começar a usar o programa. Transferir toda a base de clientes para outro sistema após alguns meses costuma ser muito mais trabalhoso do que dedicar uma hora extra a comparar ofertas.

Ao analisar preços, vale prestar atenção não apenas ao valor da subscrição, mas também a eventuais taxas por funcionários adicionais, pagamentos online, mensagens SMS, exportação de dados e módulos adicionais.

Importante é também se o programa requer a assinatura de um contrato de longo prazo e se existe possibilidade de testar o seu funcionamento antes da compra.

9. Programa no navegador ou aplicação instalada no computador?

Há alguns anos, muitos programas para gestão de salões exigiam instalação num computador específico.

Atualmente, são cada vez mais populares os sistemas que funcionam online, acessíveis diretamente através do navegador de internet.

Essa solução tem várias vantagens. O proprietário pode verificar a agenda no salão, em casa ou durante uma viagem. Os funcionários podem usar o sistema em diferentes dispositivos e as atualizações são geralmente implementadas pelo fornecedor sem necessidade de instalação manual.

Isso não significa, no entanto, que todo software online seja automaticamente melhor.

Vale verificar a velocidade de funcionamento no smartphone, a conveniência de uso, a estabilidade do sistema e a possibilidade de exportar dados.

É bom também certificar-se do que acontece durante uma falha de internet e se o fornecedor disponibiliza apoio técnico em português.

10. Programa para salão de beleza vs. portais de reservas – qual é a diferença?

Esta é uma das questões mais importantes, especialmente para salões que investem no próprio site e publicidade.

O portal de reservas desempenha muitas vezes duas funções. Permite aos clientes marcar visitas e, ao mesmo tempo, possibilita a consulta de ofertas de muitos salões diferentes.

O sistema de reservas independente concentra-se, por sua vez, principalmente no atendimento de um negócio específico. O cliente acede diretamente à página de reservas do salão, escolhe o serviço e a data.

Ambos os modelos podem fazer sentido.

Para um salão novo, um portal com base de utilizadores pode ser um canal adicional de obtenção de clientes. Para uma empresa com marca reconhecida, site próprio e grupo estável de clientes, pode ser mais importante manter uma relação direta com as pessoas que fazem reservas.

Vale também comparar os modelos de faturação. Parte dos sistemas baseia-se em subscrição, outros podem cobrar taxas adicionais por determinadas funcionalidades ou obtenção de clientes.

O mais importante é estabelecer o que o salão realmente precisa: ferramenta de gestão, fonte adicional de novos clientes ou combinação de ambas as soluções.

11. REZULO – programa de gestão de salão de beleza

Uma das soluções destinadas à indústria da beleza é o REZULO – sistema online que combina reservas online, calendário de visitas, base de clientes e ferramentas de gestão de salão.

O programa foi projetado tanto para pequenos gabinetes individuais como para salões que empregam muitos funcionários.

Entre as funcionalidades disponíveis encontram-se:

• Calendário de visitas com visualização de dia, semana e mês.
• Reservas online 24 horas por dia.
• Página própria de reservas do salão.
• Widget de reservas para colocar no site.
• Base de clientes com histórico de visitas e notas.
• Gestão de funcionários, agendas e postos de trabalho.
• Confirmações e lembretes automáticos por e-mail.
• Relatórios de receitas, custos e resultados dos funcionários.
• Suporte de pagamentos online através do Stripe Connect.
• Acesso através do navegador no computador, tablet e smartphone.

Uma das vantagens do REZULO é a possibilidade de começar a usar o programa sem custos de subscrição. O plano gratuito inclui até 5 serviços e 30 visitas mensais, o que permite a um pequeno gabinete conhecer os fundamentos do funcionamento do sistema antes de eventualmente passar para uma variante mais desenvolvida.

No caso de salões com site próprio, pode revelar-se especialmente útil o widget de reservas. Permite disponibilizar aos clientes a possibilidade de marcar horários diretamente a partir do site do salão.

Não é necessário ter conhecimentos informáticos especializados nem instalar o programa no computador.

Mais sobre as possibilidades do sistema pode ser lido na página REZULO – programa para salões de beleza.

12. Como escolher o melhor programa para salão de beleza? Lista de verificação prática

Antes de decidir por um software específico, verifique como funciona o seu uso no trabalho diário.

A simples descrição das funcionalidades no site não é suficiente. É melhor criar uma conta de teste, adicionar alguns serviços de exemplo, criar a agenda de um funcionário e tentar reservar uma visita como faria uma cliente.

Preste especial atenção à velocidade de funcionamento e ao número de ações necessárias para executar operações básicas.

Antes de escolher o sistema, verifique:

• O programa funciona convenientemente no telefone e no computador?
• O calendário é legível e fácil de usar?
• As clientes podem reservar visitas online por conta própria?
• O sistema suporta a agenda de todos os funcionários?
• É possível gerir postos e equipamentos?
• Estão disponíveis lembretes de visitas?
• O programa guarda o histórico dos clientes?
• É possível analisar receitas e custos?
• O preçário é transparente e não contém taxas inesperadas?
• Está disponível a possibilidade de exportar dados?

Se o programa cumpre a maioria dessas condições e o seu uso é intuitivo, provavelmente vale a pena considerar a sua implementação.

No entanto, não existe uma solução ideal para todos os salões. Diferentes necessidades terá uma designer de pestanas independente e diferentes terá um grande salão de estética que oferece dezenas de tratamentos e emprega vários especialistas.

13. Erros mais comuns na escolha de software para salão de beleza

O primeiro erro é guiar-se apenas pelo preço. O sistema mais barato nem sempre significa o custo real de utilização mais baixo, especialmente quando é necessário comprar funcionalidades adicionais.

O segundo problema é escolher um programa demasiado complicado. Uma ferramenta desenvolvida com dezenas de módulos pode parecer atrativa durante a apresentação, mas se os funcionários têm dificuldades em encontrar as funcionalidades mais simples, o uso diário torna-se trabalhoso.

O terceiro erro é ignorar as possibilidades de desenvolvimento do salão. O sistema que hoje atende um funcionário deve, na medida do possível, permitir adicionar mais pessoas e postos sem necessidade de mudar completamente o software.

Por fim, vale prestar atenção ao acesso aos dados. A lista de clientes, histórico de visitas e informações sobre reservas são um recurso importante da empresa. Antes de tomar a decisão, deve verificar-se se podem ser exportados e o que acontecerá com eles após terminar o uso do serviço.

Resumo – que programa para salão de beleza escolher?

O melhor programa para salão de beleza não é necessariamente aquele que oferece mais funcionalidades. Muito mais importante é se corresponde às reais necessidades do salão e facilita a organização diária do trabalho.

Para um pequeno gabinete, podem ser cruciais um calendário conveniente, reservas online e base de clientes. Salões maiores devem prestar atenção adicional à gestão de equipa, disponibilidade de postos, relatórios financeiros e suporte de pagamentos.

Antes da compra, vale testar algumas ações básicas, verificar o custo total de uso do sistema e certificar-se de que o seu uso não exigirá formação adicional de todo o pessoal.

Se procura uma forma simples de organizar reservas e gerir o salão num só lugar, pode verificar o REZULO. O plano gratuito permite começar a usar o programa sem fornecer dados de cartão de pagamento.

Um software bem escolhido não substituirá a qualidade dos serviços prestados nem as relações com os clientes. Pode, no entanto, fazer com que a gestão do salão seja muito menos demorada e o proprietário ganhe mais tempo para o que realmente desenvolve o negócio.